« Rater une réunion de transfert parce que le message n’a pas été transmis, découvrir avec un client qu’une tâche n’a pas été réalisée, l’étude d’un dossier qui prend du retard car les limites de la prestation n’ont pas été transmis… ». Camille Gotteri et Alice Kowalczyl, salariées-étudiantes CLPS, comme « Conducteur de travaux-Métreur », confirment que les problèmes de communication gênent souvent la bonne marche des entreprises du BTP. Co-organisatrices -avec 14 étudiants-salariés du CLPS - du débat dédié à une meilleure communication dans les équipes du BTP,   elles y ont mis tout leur dynamisme. La FBTP35 s'est associée à l'évenement, en y consacrant une pleine journée, le 17 janvier, dont une table ronde animée par APROPOS.

Gérer de multiples données : le casse-tête

Bien communiquer avec ses équipes : un problème épineux, tant le secteur du batiment  est confronté à l'urgence et la multiplicité des clients. Une entreprise doit gérer en même temps plusieurs chantiers, pour des clients différents, en lien avec des prestataires plus ou moins organisés. « La masse de données à gérer est très importante et évolue tous les jours » reconnait Bertrand Fortineau, directeur de TNS BTP. Un vrai casse-tête, qui malgré une solide organisation, trouve ses limite avec les dossiers papier.

Le numérique pour "être à jour" tout le temps

Pour fluidifier et améliorer la communication entre les équipes de cette entreprise de 60 salariés, répartis sur deux sites différents, la direction a fait le choix de créer une applicaiton digitale dédiée, en passant par une agence spécialisée. Un vrai plus, que les salariés ont adopté très vite -et quelque soit leur âge-, tant elle leur simplifie la vie. Pour la bonne mise en oeuvre de cette nouvelle politique de communication, chaque salarié a reçu un smartphone personnel. Un investissement pour l'entreprise, mais qui a trouvé un écho trés positif dans les équipes !

Chaque salarié gère tout sur son smartphone

« Informations sur le chantier, plans, matériaux, bon de livraison-et sa signature-, fiche d’accueil des intérimaires… »... L’application remplace les anciens dossiers papiers remis au préalable. Et va même au-delà : les pointages, données horaires, demandes de congés et de RTT, sont désormais saisis directement par les salariés, à partir de leurs smartphones et transmis automatiquement au comptable. « La digitalisation nous facilite la vie, fait gagner du temps et valorise les gens qui apprécient d’avoir cet outil à disposition » détaille Bertrand Fortineau. Des groups WhatsApp ont même été créés ! Au fil des besoins, des groupe par site ou par thématiques ont vu le jour... pour des échanges immédiats et réactifs. « On ne pensait pas que ça se déploierait autant et aussi bien ! » reconnait le dirigeant, pourtant habitué à un management agile. En effet, TNS BTP est engagé, plus globalement, dans un système d’amélioration continue et de certification.

Communication : rester proches des salariés

« La communication, on l’apprend au fil des années -et parfois à ses dépens-, avec du bon sens, de la proximité avec les salariés et un peu de formation spécifique ». Christian Corbe, dirigeant d’une entreprise de peinture du même nom, et  président de la FFB Pays de Rennes, dit fonctionner trés bien avec une communication « à l’ancienne », très peu digitale. « Nous sommes 15 et je fonctionne de visu, en dialoguant avec les salariés quand ils viennent à l’entreprise. Ce qui compte à mes yeux : bien connaitre chacun, prendre le temps d’échanger sur les dossiers, les problèmes techniques. Mais aussi s’intéresser à chacun, rester proche. Si quelqu’un connait un problème personnel, on est au courant, on adapte le travail et on maintient un climat de confiance. Chacun doit se sentir bien intégré dans l’entreprise. C’est la clé pour conserver du personnel de valeur ». Le dirigeant, qui forme beaucoup de jeunes, mesure l’importance que prend le digital dans leurs modes de communication. « Ils sont plus à l’aise que nous et utilisent plus facilement les SMS : nous, on y a recours pour des urgences, un manque de matériau… »

Un rythme de recontres régulier

« Ce qui compte, pour optimiser la communication avec ses équipes, c’est d’instaurer des rituels de rencontres, et à un rythme régulier ». Xavier Médard, fondateur-gérant de Sens & Co, coache les entreprises pour les aider à améliorer leur fonctionnement. « Trop souvent, les entreprises sont structurées en silos, qui ne se parlent guère. Il est important de créer de la porosité entre ces sphères, pour les synchroniser lorsqu’elles partagent un même projet. Bien sûr, une telle évolution relève souvent d’un changement d’organisation et donc d'une évolution du mode de management. « Il faut que la tête de l’entreprise en ait la volonté ». Sans cela, ça ne pourra pas marcher…". L'engagement du boss, pour une communication efficace, est essentiel. Sans cette volonté, affichée, expliquée, rien ne pourra s'améliorer.

Un bon opérationnel fait-il un bon patron ?

 Invité star de la table ronde, Cyrille Guimard, ancien cycliste et directeur sportif à succès, a insisté sur la clef de toute bonne communication. « Le point de départ, ce sont de bons recrutements. Il faut qu’entre les personnes qui doivent fonctionner ensemble, le « feeling » passe. Sinon, comment pourra -t-on avoir envie de transmettre, d’échanger, de communiquer, si on ne s’apprécie pas ? ». Le feeling, la confiance, la culture et les valeurs de l’entreprise : les clés de voute d’une communication et d’un engagement optimum des équipes. « C’est une question de management, finalement. Il faut donc que soient à la tête de toute entreprise, un vrai manager, qui saura mettre en place ces clés-là. Trop souvent, la mayonnaise ne prend pas, faute de manager apte à les mettre en place. « C’est ce qui arrive  trop souvent quand on fait monter un bon opérationnel à un poste de direction ». Une erreur à éviter, selon le fameux directeur sportif.

Applaudissements du public, attentif et concentré pendant toute la table ronde. Ils sont rares, les moments où l'on prend le temps de réfléchir à une communication vraiment efficace dans son entreprise...